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Notícias

  • 19/09/2018

    5 atitudes para não cometer erros nas trocas de e-mails

    5 atitudes para não cometer erros nas trocas de e-mails

    A comunicação via e-mail é a mais utilizada no mundo corporativo. De acordo com uma estimativa do Radicati Group, foram 269 bilhões de correios eletrônicos trocados em 2017 por 3,7 bilhões de usuários. Os números continuam crescendo, a expectativa é que sejam 281,1 bilhões de e-mails em 2018 e 319,6 bilhões em 2021.


    Apesar de sua alta popularidade e uso frequente, muitas pessoas ainda cometem erros primários na hora de enviar seus avisos e pedidos. Frequentemente elas podem ser mal interpretadas, principalmente porque a comunicação baseada somente no texto é incompleta. Sem a expressão facial, a linguagem corporal e o tom de voz, fica mais fácil passar uma mensagem equivocada.


    Para evitar que isso aconteça no seu dia a dia, acompanhe a seguir dicas para não falhar mais no envio de e-mails.


    1. Mensagens coletivas
    Resista ao impulso de copiar várias pessoas em cada mensagem e, se você é um dos destinatários de um e-mail, modere no uso do recurso ”responder a todos”, em especial se sua resposta não irá acrescentar. É desagradável receber um e-mail coletivo e, na sequência, vários outros com respostas monossilábicas como “obrigado” e “ok”.

    Quando for mandar um e-mail coletivo, certifique-se de que todas aquelas pessoas precisam mesmo estar ali. Suponha que se fosse uma reunião, você convocaria todas elas?


    2. Cuidado com as respostas
    Quando uma pessoa gasta seu tempo escrevendo um e-mail detalhado, expondo todos os pontos de uma determinada situação, ela espera um retorno igualmente pensado.

    Uma resposta curta e seca soa como desinteressada. Caso seja necessário dar uma resposta rápida, seja sincero e diga que vai ler a mensagem depois com calma para responder adequadamente. E não esqueça de cumprir a promessa.


    3. Urgência desnecessária
    Urgências não devem ser tratadas por e-mail. Nesses casos, o telefone ou uma conversa presencial são os meios mais indicados. Se o objetivo é chamar a atenção de seu leitor, gaste um tempo pensando no que vai escrever no campo de assunto para que seu e-mail seja clicado e lido pelos destinatários.


    4. Evite as críticas
    Como já citado acima, a comunicação via escrita é mais prejudicada pela ausência de outros recursos que fazem o interlocutor entender melhor a mensagem. Portanto, evite críticas nesse formato de conversa. Quando escritas, palavras negativas ganham uma conotação muito dura. Tente reescrever as frases de modo que tenham um caráter positivo. Por exemplo, em vez de dizer “não aborde o cliente desta maneira”, diga “quando abordar um cliente, faça-o dessa forma”. Deixe os feedbacks negativos para as conversas ao vivo.


    5. Mensagens automáticas
    Quem nunca recebeu um e-mail com um simples anexo, sem nenhuma palavra no corpo da mensagem para explicar o envio? Mensagens escritas às pressas e sem nenhuma atenção, deixam uma impressão negativa em quem os recebe. Seja educado e envie textos sempre com alguma saudação e agradecimento. Separe um tempo para escrever e não parecer indelicado.


    Fonte: https://revistapegn.globo.com/Administracao-de-empresas/noticia/2018/08/5-erros-comuns-que-devem-ser-evitados-nas-trocas-de-e-mails.html